Η διασάφηση εξαγωγής παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τα ίδια τα εμπορεύματα και τη μεταφορά. Περιλαμβάνει:
- καταγωγή των εμπορευμάτων,
- χώρα προορισμού,
- κωδικοί εμπορευμάτων,
- κωδικοί τελωνειακού καθεστώτος, και
- αξία των εμπορευμάτων.
Στα έγγραφα που πρέπει να συντάξετε περιλαμβάνονται:
- Τιμολόγιο και έγγραφα μεταφοράς και κατάλογος συσκευασίας: Πρέπει να φυλάσσετε όλα τα έγγραφα για τουλάχιστον τρία έτη σε περίπτωση ελέγχων μετά τον εκτελωνισμό κατά την εξαγωγή (η εθνική εμπορική και φορολογική νομοθεσία προβλέπει συχνά μεγαλύτερες περιόδους).
- Αρχεία ΦΠΑ και εξαγωγών: Όταν εξάγετε εκτός της ΕΕ, το προϊόν σας απαλλάσσεται από τον φόρο προστιθέμενης αξίας (ΦΠΑ) στην ΕΕ, ανεξάρτητα από το αν πραγματοποιείτε πωλήσεις σε επιχείρηση ή σε μεμονωμένο καταναλωτή, υπό την προϋπόθεση ότι τηρείτε αρχεία σχετικά με την εξαγωγή και το αποδεικτικό εξαγωγής που εκδίδεται από την τελωνειακή αρχή.
- Πιστοποιητικά ή άδειες: μπορεί επίσης να χρειαστούν πιστοποιητικά φυτοϋγείας ή άδειες εξαγωγής για σκοπούς εξαγωγής.
